Nel settore alberghiero la biancheria è molto importante. Rappresenta un investimento significativo ed è necessario prendersene cura adeguatamente per prolungarne la vita e mantenerne l’aspetto e la qualità. Queste caratteristiche vengono molto notate dagli ospiti e influiscono sulle loro prenotazioni future, oltre che sulle recensioni e sulle raccomandazioni che faranno. Tutto ciò può avere un impatto anche sulla reputazione di un’impresa e sul suo profitto, quindi, la scelta di come prendersi cura della biancheria è essenziale. Alcune aziende decidono di affidarsi ad un fornitore specializzato in servizi di lavanderia, mentre altre scelgono di mantenere il controllo del processo eseguendo questa attività internamente. Valutare i vantaggi della lavanderia in loco rispetto all’esternalizzazione è un dilemma che non è mai stato completamente risolto. Ma la tendenza attuale sembra indicare una preferenza per la lavanderia in-house o on-premises ovvero la OPL.
Vantaggi dell’esternalizzazione e l’attuale tendenza verso il modello OPL
Ci sono molti vantaggi nell'outsourcing. Usare i servizi di uno specialista e togliere un peso significativo all’azienda sono tra questi. Tuttavia, molte aziende scelgono di mantenere le operazioni internamente perché considerano la biancheria un elemento troppo importante, i cui standard di qualità possono essere garantiti solo con la gestione diretta dell’intero processo di lavoro.
Il costo è un altro fattore influente e i margini di profitto che favoriscono l’una o l’altra scelta possono essere limitati. Vi sono valide argomentazioni per ognuno dei due approcci, i quali tendono ad alternarsi con le singole imprese e con tutto il settore in generale. Ci sono forse due ragioni per le quali le imprese vedono, attualmente, più vantaggiosa la lavanderia in loco.
In primo luogo, i costi dell’outsourcing hanno subito un aumento a causa della pandemia da Covid-19, che ostacola le normali operazioni commerciali, oltre a provocare carenze di personale. L'impatto più immediato è un aumento dei costi del personale, che si ripercuote sui costi operativi giornalieri.
L'associazione di categoria per i fornitori di servizi di biancheria commerciale, ha recentemente dichiarato che, nel corso degli ultimi mesi, la retribuzione dei conducenti che ritirano e consegnano biancheria è aumentata del 25% e quella del personale delle lavanderie del 10%. Nello stesso periodo il costo della biancheria nuova è aumentato di circa la metà, in parte perché il costo di spedizione nei container da fornitori esteri è triplicato. Nemmeno i costi dei prodotti per la pulizia sono stati immuni a questo aumento di prezzi.
Nel suo più recente indice dei costi di lavanderia, l'associazione di categoria riferisce che nell'ultimo anno i costi complessivi sono aumentati del 3,26%. Tuttavia, l'organizzazione sottolinea che questa percentuale non tiene conto di tutti gli aumenti sopra citati. In altre parole, i costi per le società di outsourcing continueranno ad aumentare. Se i fornitori di servizi vorranno mantenere un margine di profitto, dovranno trasferire questi costi ai loro clienti. Quindi, gestire internamente il lavaggio della biancheria può tutelare le imprese da eventuali aumenti dei costi.
Recenti progressi nella tecnologia in ambito lavanderia
Il secondo motivo del ritorno all’OPL è che i recenti progressi nella tecnologia in ambito lavanderia - attrezzature e prodotti - l'hanno resa più facile ed economica. Le imprese ritengono che ora sia possibile suddividere le operazioni e riportare gran parte della loro biancheria contrattualizzata ad una gestione interna.
Per comprendere meglio dobbiamo considerare il tipo di biancheria utilizzato dagli hotel. Questa è generalmente classificata in tre gruppi: biancheria stirabile, come lenzuola e tovaglie; tessuti di spugna, come asciugamani e accappatoi; divise del personale. Solitamente, la biancheria stirabile richiede, appunto, una stiratura finale. Ciò implica l’utilizzo di attrezzature di stiraggio specializzate che potrebbero non essere accessibili alle lavanderie degli hotel, a causa del costo e delle esigenze di spazio. I tessuti di spugna, invece, generalmente vengono solo lavati, asciugati e piegati. Sono quindi necessarie meno attrezzature per gestirli. Infine la maggior parte delle imprese usa le divise solo degli chef, mentre le uniformi sono usate generalmente soltanto dagli hotel di prestigio.
Quindi, in molte strutture tradizionali almeno il 50% della biancheria può essere lavato senza alcuna stiratura. Questo rende accessibile lavare questa tipologia di capi internamente e può aiutare a far pendere l’ago della bilancia per l’OPL. Altre tipologie di tessuti che potrebbero essere gestiti in loco sono le tende della doccia, le tende classiche, la tappezzeria e le coperte così come gli stracci e i panni utilizzati per le pulizie quotidiane.
Valutare i potenziali vantaggi
Diversey ha sviluppato uno strumento di “fattibilità” che aiuta le strutture ricettive a valutare i potenziali vantaggi dell’OPL e del riportare alcune, o tutte, le operazioni di lavanderia all'interno della struttura. Utilizzando le informazioni principali sulle operazioni in corso, lo strumento produce un report che mostra i potenziali risparmi derivanti dall'acquisto o dal noleggio delle attrezzature. Include fattori quali: i costi correnti di esternalizzazione, i tassi di occupazione, i programmi e i costi di sostituzione della biancheria, i programmi chimici, manodopera, produttività e spese accessorie.
L’OPL funziona al meglio quando i processi e le attrezzature sono configurati adeguatamente per la biancheria utilizzata e gestiti da personale competente. L'obiettivo finale è quello di sviluppare un progetto dettagliato e una proposta finanziaria basata sulla collaborazione tra i fornitori di attrezzature, biancheria e prodotti per il bucato. Il cliente può successivamente decidere se procedere e su quali basi. Lo strumento non analizza i costi percepiti come "secondari", anche se vengono solitamente discussi durante il processo decisionale.
I progetti vincenti dipendono dal supporto costante dei partner. In pratica, le soluzioni OPL integrano alcuni aspetti riscontrabili nei tradizionali contratti di esternalizzazione. I partner, per esempio, si aspettano di lavorare in base ad accordi che coprono il tempo di attività del prodotto o la disponibilità e i tempi di risposta per affrontare i problemi tecnici. Gli strumenti di diagnostica e gestione remota, come IntelliLinen di Diversey, consentono ai fornitori di rispondere e affrontare i problemi emergenti prima che incidano sulle operazioni o siano evidenti al cliente. La continuità del servizio è un obiettivo fondamentale.
Portare alcune o tutte le operazioni all’interno dell’impresa richiederà inevitabilmente al personale di apprendere nuove competenze. Assicurarsi che i processi siano semplici è un buon inizio e un programma di formazione, con il conseguimento di certificazioni, garantisce che il personale della lavanderia sia competente e professionale. Si può ottenere tutto ciò personalmente o utilizzando una piattaforma di e-learning con l'aiuto di fornitori come Diversey.
Il raggiungimento dei vantaggi dell’OPL può richiedere un grande impegno, ma può offrire una considerevole opportunità di risparmio. Diversey ha l'esperienza, le competenze e solide relazioni con i clienti per portare avanti progetti che offrono risultati positivi, aumentano il valore, riducono e controllano i costi.